История успеха компании «Гелпик»

Как производитель сложного медицинского оборудования наладил гибкие бизнес-процессы в единой системе

Без лишних трудозатрат компания оцифровала процессы производства и продажи медицинской техники и вывела работу с клиентами на новый уровень.

Про компанию

Компания С.П. Гелпик — один из основных разработчиков и производителей рентгенодиагностического и фотолабораторного оборудования в стране, а также участник Ассоциации производителей продукции медицинского назначения России. Работа организации заключается в поставке оборудования государственным лечебным учреждениям, а также в сервисном обслуживании этого оборудования.

Компания на рынке более 30 лет, и за это время она получила репутацию надежного производителя медицинской техники. Работая в тесном взаимодействии с врачами, Гелпик предлагает наиболее оптимальные решения задач в области радиологии, которые способствует реализации новых, социально значимых для России проектов.

Управление договорами

Производство оборудования

Изготовление рентгенологического и магнитно-резонансного оборудования.

Комплексная поставка

Поставка оборудования государственным лечебным учреждениям.

Сервисное обслуживание

Оперативное устранение появившихся сбоев или неполадок.

Проблемы и их решение от QuickBPM

Длительный отклик

Не было единой формы создания заявок от клиентов. Приходилось вручную заполнять формы заказов с разных источников, в связи с чем время отклика увеличивалось.

Формализация создания новых заявок

Процесс получения новых заявок организован через веб-форму на сайте компании и все данные автоматически попадают в систему.

Риск потери данных

Компания вела все коммуникации через почту, а документооборот на бумаге. Порой приходилось ходить из одного здания в другое для получения необходимой информации.

Единое информационное пространство

Все сотрудники и партнёры теперь могут коммуницировать друг с другом прямо в корпоративной системе и оперативно находить нужную информацию.

Отсутствие прозрачности

Для контроля исполнения заказов сотрудникам каждый раз приходилось уточнять информацию друг у друга. Не было единого информационного поля, где отображались бы актуальные статусы по заказу.

Прозрачные бизнес-процессы

Сотрудник в любой момент может посмотреть на какой стадии находится заказ, кто над ним работает и когда примерно он будет готов.

Выбор системы

К автоматизации компания пришла, когда заключила контракт жизненного цикла. Поскольку очень важно следить за качеством и сроками исполнения заказа, необходимо было упорядочить процесс работы и сделать его максимально прозрачным.

Когда встал вопрос выбора между несколькими системами, лидером выступила ELMA365.

Ключевыми преимуществами системы стали:

  • Идеальная гибкость процессов
  • Возможность самостоятельной настройки
  • Плавная адаптация сотрудников
  • Понятный интерфейс

Поскольку в процессе поставки оборудования задействованы практически все отделы компании, очень важно было построить между ними понятное взаимодействие, чтобы менеджер всегда понимал кто сейчас работает над его заказом, на какой стадии находится производство и когда оно будет завершено.

Игорь Перушев

Крайне важно отслеживать сроки и контролировать, чтобы оборудование соответствовало заявленным техническим характеристикам. Мы приняли решение реализовать слаженную и прозрачную работу, что стало возможным благодаря внедрению системы автоматизации бизнес-процессов ELMA365 с командой QuickBPM.

Игорь Перушев, Специалист системы менеджмента качества «С.П.Гелпик»

Результат внедрения

Проект внедрения стартовал в ноябре 2020 года, первый процесс был собран за две недели. Компания самостоятельно осуществила настройку системы при консультационной и инженерной поддержке аналитиков QuickBPM. Совместными силами получилось создать единое информационное пространство, куда можно обратиться и получить всю необходимую информацию о том, где находится оборудование, на каком этапе производство и сервисные обращения.

Кроме того, работа с подрядчиками также была переведена в систему ELMA365. Большинство из них теперь могут принимать заказы прямо в системе и отслеживать всю необходимую информацию в одном месте.

Специалист сервисного отдела видит ситуацию по всем заявкам, понимает: с какого региона пришла заявка, кто над ней работает, с какими проблемами сталкиваются при ремонте и т.д. Целью отслеживания заявок было внесение изменений в процесс производства оборудования для его улучшения. Компания принимает во внимание, какие были поломки и совершенствует свое оборудование.

Для удобства получения новых заявок от клиентов и быстрого реагирования на них на сайте компании установлена веб-форма для сбора контактов. Теперь клиентам не нужно искать, каким способом подать заявку, они могут сделать это прямо на сайте, а менеджер сразу увидит её в системе и оперативно свяжется с заказчиком.

Запросить консультацию по внедрению процессов поставки и обслуживания