История успеха компании «Регистрариус»

Как фармкомпания
выстроила бизнес-процессы
по государственным регламентам

Всего за 8 часов компания наладила дисциплину, поставила процессы на поток и упростила режим удаленной работы.

Про компанию

Компания Регистрариус предоставляет услуги по регистрации и фармаконадзору. Являются экспертами в вопросах маркетинга, промоции, дистрибуции, регистрации цен, включения в государственные закупки продуктов компаний клиентов, в порядке регистрации лекарственных препаратов. Услуги компании представлены в  11 странах СНГ и в странах ЕАЭС.
Компания основана в 2018 году, расположена в городе Алматы, Республика Казахстан. Всего за 2 года работы штат компании увеличился в 5 раз, сейчас в коллективе работают 10 человек.
Регистрариус помогает в государственной регистрации лекарственных препаратов, занимается сертификацией фармпродукции, где первоочередной задачей является контроль сроков. Процедура выпуска сертификата - строго регламентированный процесс с жесткими временными рамками.
Регистрация
Регистрация лекарственных средств, на территории СНГ и ЕАЭС.
Сертификация
Сертификация продукции, подтверждающая качество товара.
Фармакомнадзор
Квалифицированная поддержка в качестве Уполномоченного лица по Фармаконадзору.

Существующие проблемы

  • Нарушение сроков
    Одновременно в процессе находится большое количество продуктов, стали возникать проблемы с отслеживанием сроков подачи или получения документов;
  • Риск потери данных
    Отслеживание статуса на каждом этапе регистрации лекарственных продуктов было в Excel-документах, который мог по различным причинам не сохранить введенную информацию либо кто-либо из пользователей, мог по ошибке ее удалить;
  • Репутационные риски
    Сроки исполнения работ являются краеугольным камнем в работе регистраторов, поэтому любые возможные задержки в выполнении работ негативно влияли на имидж и репутацию компании.

Решение от QuickBPM

QuickBPM был приобретен в июне 2020 года. Данная система в первую очередь помогла с дисциплиной сотрудников компании, решила задачи контроля в системе управления. Всего за месяц после внедрения системы компании удалось добиться следующих результатов:
  • Единый информационный ресурс
    Теперь все этапы работы можно отследить с любого устройства: на каком этапе находится заявка, готовность документов и прочее; посмотреть ответственных; все ли было выполнено в срок, были ли отсрочки и по какой причине. Платформа стала не только информационной базой по всем продуктам, но и источником отчётов и анализа проделанной работы.
  • Контроль задач
    Раньше директор компании тратила треть рабочего дня на то, чтобы осуществлять контроль выполнения задач сотрудниками. После внедрения системы у руководителя освободилось 30% времени, которое теперь инвестируется в стратегические задачи вместо микроменеджмента. QuickBPM отправляет сотрудникам push‑уведомления по различным этапам регистрации продуктов клиентов.

Выбор системы

С момента основания компании все в Excel. Компания понимала, что необходима система, которая могла бы:
  • Отслеживать процесс регистрации продуктов клиентов;
  • Высылать напоминания ответственным лицам;
  • Уйти от микроменеджмента;
  • Служить единой информационной базой.
Начали изучать рынок, выбор был между QuickBPM и другой достаточно известной системой. Остановились на QuickBPM:
  • Гибкая система;
  • Низкая цена подписки;
  • Возможность дополнительной настройки.

Цена вопроса

Компания приобрела годовую подписку для 15 сотрудников, стоимость которой составляет 220 рублей в месяц за сотрудника. Команда QuickBPM активно подключилась на старте проекта внедрения системы, и уже через несколько дней был запущен первый процесс «Препараты». Суть процесса заключается в том, что документы подаются в уполномоченный орган, с последующим отслеживанием замечаний от экспертов данного органа.

Разработка настройки основного процесса заняла всего 8 часов, сотрудники начали работать по новой схеме: загрузили архив работы с клиентами; задачи, их статус и время выполнения также отображены в личном кабинете. Сегодня компания автоматизировала уже 25 процессов.
Раньше мне приходилось напоминать каждому работнику, где что находится. Я постоянно уточняла у них: заказали ли досье, готовы ли макеты упаковок. А сейчас этим занимается QuickBPM. Данная система дисциплинирует сотрудников, делает работу прозрачной и эффективной. Думаю, наше решение будет актуально компаниям, которые занимаются лицензированием и регистрацией.
Гаухар Билимбаева Генеральный Директор

QuickBPM — лучшее решение
для регистрирующих компаний

QuickBPM — оптимальное решение для всех бизнесов, в том числе для тех, где деятельность подчиняется строгим государственным регламентам.

QuickBPM — инструмент, который осуществляет:

  • Контроль сроков сбора документов;
  • Автоматические уведомления и напоминания;
  • Контроль наличия полного пакета документов;
  • Оповещения о статусе работы.

Активировать пробный доступ