Примеры использования / Что такое приложение и как с ним работать

Что такое приложение и как с ним работать

В приложениях QuickBPM хранится и обрабатывается информация о заказах, сделках, договорах, счетах, т.д. Добавляя новый заказ или документ в соответствующее приложение, можно автоматически запускать процесс обработки - система будет ставить задачи вашим коллегам, устанавливать сроки, рассылать уведомления и обновлять статусы.

Давайте на примере заказа посмотрим, как строится работа в приложении. Допустим, менеджер по продажам хочет добавить новую заявку от клиента в приложение Заказы. В этом приложении хранятся все заявки принятые от клиентов. Они сгруппированы по статусам: вы видите, сколько заказов находится в обработке, сколько уже согласовано начальником, а сколько отправлено клиенту.

что такое прил 1

Добавляя новый заказ в приложение, менеджер создает отдельную карточку. В ней он указывает контрагента, сроки заказа и его стоимость. Эта информация вносится в специальные поля для заполнения.

Набор полей легко настраивается и отвечает требованиям вашей компании. Вот как это выглядит:

что такое прил 2

Попадая в приложение, заявка сразу обрабатывается – вносится в базу данных и отправляется на согласование, а в конце уходит на производство или склад, где оформляется доставка.

Система сама направляет заказ конекретным сотрудникам в нужной последовательности. Это возможно благодаря автоматизированным бизнес-процессам, которые встраиваются в приложение и помогают организовать работу с заявками.

Бизнес-процессы в приложениях

Бизнес-процесс описывает то, каким образом должна происходить работа с приложениями. Иными словами, бизнес-процесс описывает цепочку действий, которые должны предпринять сотрудники, чтобы получить запланированный результат. Благодаря тому, что все задачи по процессу назначаются автоматически, заказ не теряется и выполняется точно в срок. В случае задержки на любом из этапов, система оповестит вас об этом и позволит быстро решить вопрос.

Давайте в качестве примера создадим приложение «Заказы» и посмотрим, как происходит обработка новой заявки.

Приложения создаются внтури разделов. На главной страницы системы, в левом меню нажмите на кнопку добавить и создайте раздел Работа с клиентами. Внутри раздела нажмите на кнопку Добавить в левом меню, а затем выберите Создать. После создания приложения система предложит вам добавить бизнес-процесс, по которому приложение будет двигаться автоматически.

что такое прил 3

 

Продумайте, по какому сценарию должен обрабатываться заказ, какие задачи должны выполнить сотрудники и сколько времени у них на это есть.

Нарисуйте карту процесса, настройте формы задач, сроки, условия и другие параметры. Подробно про настройку бизнес-процессов вы можете прочитать в статье Моделирование бизнес-процесса. Процесс Обработка заказа подробно описан в статье Бизнес-процесс, поэтому здесь мы не будем детально описывать каждый его шаг.

что такое прил схема

Согласно нашему процессу, каждый новый заказ автоматически направляется на согласование директору по производству, а затем уходит в бухгалтерию для подготовки счета. После того, как клиент оплатил счет, заказ уходит на производство. Как только заказ готов, система сообщает об этом менеджеру, чтобы тот мог оповестить клиента. Система сама отправляет заявку, счет и уведомления нужным людям и следит за соблюдением сроков.

Как дополнительно настроить приложение?

После того, как вы создали процесс работы с заказом, воспользуйтесь дополнительными настройками, чтобы сделать работу с приложением максимально удобной и эффективной.

  • Настройте статусы – они наглядно покажут прогресс по рабочим задачам, вы увидите, сколько заказов находится на обработке, сколько заказов ожидают согласования, а сколько уже отправлены клиентам. Подробнее про настройку статусов и их отслеживание вы можете прочитать в статьях Поле «Статус», Управление статусом и Канбан-доска.
  • Настройте доступ к приложению и его элементам, чтобы вы могли назначать разным пользователям разные права. Например, менеджер по продажам сможет добавлять новые заказы и редактировать их, а его начальник сможет также удалять заказы и назначать права доступа другим пользователям.
  • Настройте внешний вид форм для создания, просмотра и редактирования заказов. Вы можете изменить набор и расположение полей, добавить и настроить кнопки.
  • Настройте внешний вид самой страницы приложения – задайте цвет и название кнопок, решите, как будут отображаться элементы приложения, организуйте левое меню.

Тонкая настройка приложения

Разобравшись с основными настройками, вы можете углубиться в более сложные:

Все это позволит максимально адаптировать QuickBPM под методы работы вашей компании, оптимизировать текущие процессы и ускорить выполнение задач.

Теперь в настроенном приложении менеджеру по продажам потребуется лишь нажать кнопку +Заказ. Появится форма, где он внесет данные клиента, сумму и сроки заказа. После этого заказ будет добавлен в приложение и пойдет дальше по маршруту: система отправит его на согласование и на оплату.

Менеджеру не нужно будет самому связываться с начальником или бухгалтером для того, чтобы согласовать счет на оплату заказа. Все это сделает QuickBPM. В любой момент менеджер может зайти в приложение и открыть этот заказ, чтобы внести изменения или посмотреть, на каком этапе находится работа.

что такое прил 4 Подробную информацию о работе с приложениями вы найдете в разделе справки Приложения.

Подробную информацию о бизнес-процессах вы найдете в разделе справки Бизнес-процессы.