Дизайнер бизнес-процессов / Шаблоны документов

Шаблоны документов

Шаблон документа – это файл в формате docx или xlsx, содержащий определенный набор переменных. Значения переменных автоматически заполняются из данных, используемых в системе. В  QuickBPM вы можете загружать шаблоны документов, например, договоров, актов и соглашений и использовать их в бизнес-процессах.

Таким образом, вы получаете готовый документ, в котором указаны, например, наименование подрядчика, дата заключения договора и срок его действия. Это значительно ускоряет создание документов и позволяет избежать человеческих ошибок, например, неверно указанной суммы или реквизитов.

Как добавить шаблон

Вы можете создавать шаблоны документов для бизнес-процессов на уровне компании, раздела или приложения.

Обратите внимание, шаблоны, созданные на уровне раздела или приложения, можно добавить только в бизнес-процессы, созданные в тех же разделах или приложениях.

Чтобы создать шаблон на уровне компании, зайдите в раздел Администрирование и выберите в меню пункт Шаблоны документов.

Шаблоны_01

Чтобы создать шаблон на уровне раздела или приложения, откройте соответствующее меню и выберите пункт Шаблоны документов.

Шаблоны_03

Откроется страница со списком существующих шаблонов. Чтобы создать новый, нажмите кнопку + шаблон.

Шаблоны_04

начало внимание

Добавлять и редактировать шаблоны могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.

конец внимание

Откроется окно Создание шаблона документа. В поле Название укажите название шаблона, а в поле Файл добавьте сам файл с шаблоном.

Шаблоны_05

Обратите внимание, загружать шаблоны можно только с компьютера. Загрузка из облачного хранилища недоступна.

Файл с шаблоном должен содержать переменные, которые в дальнейшем будут заполнены данными из процесса.

Подробно про переменные и конструкции, используемые в шаблонах, вы можете прочитать в статье Синтаксис шаблонов.

Рассмотрим пример, когда требуется создать шаблон договора на поставку оборудования для раздела Продажи. Шаблон должен включать в себя название контрагента, имя контактного лица, вид оборудования, номер договора и дату подписания.

Создайте сам договор в текстовом редакторе и подставьте соответствующие переменные.

6.PNG

Сохраните договор на свой компьютер, а потом добавьте его в раздел Продажи.

Когда вы загрузите шаблон,  QuickBPM извлечет из него переменные. Вы увидите форму, на которой для каждой переменной можно выбрать соответствующий тип данных.

Шаблоны_07

Если оставить это поле пустым, то в дальнейшем при назначении переменных в бизнес-процессе вы сможете указать любой тип. Если вы сразу укажете конкретный тип, то поменять его в процессе будет невозможно.

После того как вы указали типы переменных, нажмите Сохранить. Теперь вы сможете использовать этот шаблон, например, в бизнес-процессе «Оформление заявки на поставку».

Подробнее про использование шаблонов в бизнес-процессах вы можете прочитать в статье Генерация по шаблону.

Редактирование шаблона

Вы можете отредактировать шаблон: изменить его название, заменить файл и поменять типы переменных. Для этого нажмите на его название в списке шаблонов.

Шаблоны_08

Откроется окно с двумя вкладками. На вкладке Основные вы можете изменить название шаблона, посмотреть содержимое файла, удалить текущий файл и загрузить новый.

Шаблоны_09

Чтобы просмотреть содержимое файла, нажмите на его название. Обратите внимание, документ будет доступен только для чтения.

Чтобы удалить файл, нажмите на иконку 11.png справа от его названия. Файл будет удален, и появится поле для добавления нового файла.

Если в новом файле изменились переменные, система покажет соответствующее оповещение.

Закрыв его, вы увидите вкладку Переменные со списком добавленных и удаленных переменных.

Шаблоны_11

На этой вкладке можно указать тип добавленных переменных и изменить тип существующих переменных.

Внесите все необходимые изменения и нажмите Сохранить.