С чего начать / Работа с сообщениями, файлами, задачами

Работа с сообщениями, файлами, задачами

QuickBPM предлагает удобные инструменты для выстраивания взаимодействия в компании. Задачи позволяют наладить исполнительскую дисциплину, файлы – хранить корпоративную информацию с разграниченным доступом, чаты и лента – своевременно информировать сотрудников о важных событиях.

Сообщения

В QuickBPM вы можете общаться с коллегами удобным и привычным способом.

Чаты

В чатах можно обмениваться информацией, делиться файлами и быстро решать рабочие вопросы.

Чтобы перейти к чатам, на главной странице в левом меню нажмите на раздел Сообщения.

14.0

В строке поиска вверху страницы начните печатать имя собеседника. В открывшемся списке выберите человека, которому вы хотите написать.

14.1

Чаты используются для личного взаимодействия между сотрудниками, обмена данными, координации деятельности.

14.2

Если для обсуждения вопроса требуется участие других коллег, можно создать групповой чат. Для этого нажмите на значок + в правом верхнем углу чата и в открывшемся окне выберите новых участников.

14.3

Групповому чату можно присвоить имя, так его будет проще найти в списке бесед.

14.4

Каналы

Каналы используются для выстраивания коммуникаций внутри отделов, проектных групп, а также для информирования всех сотрудников о важных событиях в жизни компании.

Для создания канала нажмите на значок шестеренки шестеренка канал рядом с Лентой и выберите пункт меню Добавить канал.

Появится окно создания канала:

14.5

Укажите информацию о новом канале:

  • Название – например, «Отдел маркетинга»;
  • Список пользователей – участники канала.

После того как данные внесены, нажмите на кнопку Добавить канал.

14.6

Когда общение между коллегами налажено, можно приступить к организации файлового хранилища.

Файлы

В разделе Файлы хранятся общие папки с файлами отделов и личные документы сотрудников.

Рекомендуется начать работу с создания структуры папок. Для этого перейдите в Файлы компании и в правом верхнем углу нажмите на кнопку + Папка. В открывшемся окне укажите название, например, «Регламенты компании».

14.7

После того как папка создана, в нее можно загрузить файлы. В правом верхнем углу нажмите на кнопку + Файл и выберите файл для загрузки.

14.8

Загруженные файлы можно редактировать, если такая опция входит в ваш тарифный план. Для этого откройте файл в режиме просмотра и нажмите кнопку Редактировать.

_____________________.png

После того как изменения будут сохранены, у файла появится новая версия.

Задачи

Загруженные файлы можно отправить на ознакомление коллегам. Для этого на главной странице в левом меню нажмите на раздел Задачи. На открывшейся странице в правом верхнем углу нажмите на кнопку + Задача.

14.9

Откроется окно создания новой задачи.

14.10

Заполните поля:

  • Тема* – название задачи, например, «Ознакомиться с документом»;
  • Ответственный* – исполнитель задачи;
  • Сделать до* – срок выполнения задачи, например, 1 неделя;
  • Описание – подробные указания;
  • Файл – приложите файл для ознакомления. Нажмите на значок три точки и выберите нужный файл;
  • Контроль – способ контроля Оповестить при выполнении. Если вы выберете эту опцию, вам придет уведомление, после того, как исполнитель закончит работу по задаче.
  • Подзадачи - на боковой панели вы можете добавить дополнительные поручения для основной задачи.

После внесения данных нажмите на кнопку Создать задачу.

Оповещение о выполнении задачи приходит в вашу Ленту и выглядит так:

14.13

Выполнение задачи можно контролировать и другими способами. Если в поле Контроль вы выберете опцию Поставить задачу, то после того, как исполнитель завершит работу, вам автоматически будет назначена задача проверки результатов. При необходимости вы сможете открыть задачу заново.

14.12