Чтобы вам было проще ориентироваться и работать с задачами, они группируются по типу:
- Входящие – здесь вы увидите все задачи, за исполнение которых вы отвечаете. Если коллега поставит вам новую задачу, рядом со словом Входящие появится цифра в красном кружке.
- Участвую – в этом разделе отображаются задачи, требующие вашего участия на определенных этапах. Серый кружок с цифрой внутри указывает количество активных задач, в которых вы являетесь участником.
- Исходящие – здесь собраны все созданные вами задачи.
Задачи во Входящих можно отображать по-разному. Выбирайте тот способ, который кажется вам наиболее удобным:
- Текущие. Используйте эту опцию, чтобы просмотреть актуальные задачи, требующие вашего внимания и действия.
- Все. Вы увидите список текущих задач, а также все когда-либо выполненные вами задачи, отсортированные по дате создания.
Выберите задачу из списка и откройте ее. Перед вами карточка задачи. В ней содержится вся необходимая информация для выполнения работы: описание задачи, вложения, сроки, участники, автор и процент выполнения. Кроме того, вы можете создать подзадачу или чек-лист. Подробно почитать про это вы можете в статье Подзадачи и чек-листы.
Нажмите на три точки в правом верхнем углу карточки задачи, чтобы открыть меню с доступными действиями по задаче.
Обратите внимание, полный набор действий доступен только исполнителю задачи. Автор задачи может лишь переназначить ее, изменить даты или список участников.
Переназначение задачи
Иногда вам может потребоваться делегировать задачу коллеге. А если вы являетесь руководителем, вероятно, распределение возложенных на отдел задач является для вас повседневной рутиной.
Нажмите на Переназначить в меню карточки задачи. Откроется окно для выбора нового исполнителя.
Начните вводить имя соответствующего пользователя в поле Исполнитель или нажмите на иконку лупы. Здесь вы также можете изменить срок завершения задачи и оставить свой комментарий.
Переназначить задачу можно не только из ее карточки, но и выбрав одну или несколько задач в списке Входящих.
Изменение списка участников
Вы можете добавить новых пользователей в список участников задачи. Эта роль более подробно описана в статье Создание задачи.
Изменение даты
При необходимости автор задачи может поменять срок завершения задачи. Дату начала задачи могут изменить ее автор, исполнитель и начальник исполнителя при условии, что задача еще не началась.
Изменение времени в календаре
Выбрав это действие, вы сможете указать в календаре, когда именно вы планируете работать над задачей. Эти дни не обязательно должны совпадать со датой начала и окончания задачи.
Например, начальник поставил вам задачу сроком до 23 ноября. Вы оценили степень своей загрузки и решили, что будете заниматься этой задачей с 19 до 21 ноября. Именно эти даты вы и укажете при добавлении задачи в календарь.
Добавленные в календарь задачи отображаются в общем счетчике событий на текущий день.
Таким образом, календарь наглядно показывает вашу загрузку и позволяет удобно спланировать рабочее время, принимая во внимание назначенные встречи и мероприятия в календаре.
Процент выполнения
Для того, чтобы все участники задачи понимали, на каком этапе выполнения она находится, исполнитель может менять процент выполнения – указывать, на сколько процентов задача выполнена на тот или иной момент. Это можно сделать несколькими способами:
- Выбрав пункт Изменить процент выполнения в меню на карточке задачи
- Нажав на индикатор выполнения в списке задачи
- Нажав на индикатор выполнения на карточке задачи
Переместите ползунок вправо, чтобы увеличить процент, или влево, чтобы уменьшить.
Переписка по задаче
Зачастую при работе с задачами возникает необходимость уточнить детали у автора, добавить комментарий или документ. Обсудить вопросы с коллегами можно прямо на карточке задачи. Сообщения будут приходить в ленту автора, исполнителя, участников и согласующих.
Завершение задачи
После того как вы выполните работу, нажмите кнопку Сделано в левом нижнем углу карточки задачи.
Задача больше не будет видна во Входящих при выборе опции Текущие. Однако ее всегда можно будет найти в списке всех задач, где она будет отображаться перечеркнутой.
начало внимание
Подсказка: Когда коллега выполнит задачу, автором которой являетесь вы, в ваших Исходящих она также будет отображаться зачеркнутой.
конец внимание
Если по каким-то причинам работу сделать невозможно, нажмите кнопку Невозможно выполнить. Автору задачи придет уведомление, и он сможет принять необходимые меры, чтобы своевременно найти выход из ситуации.
Задача может стоять на контроле у автора. В этом случае после ее завершения автор получит уведомление о том, что работа выполнена. Автор также может проверить результаты задачи, подробнее об этом читайте в разделе Контроль исполнения.