Задача — это один из инструментов для организации работы внутри компании. Сотрудники устанавливают сроки и отслеживают выполнение задач, обмениваются нужной информацией и документами — все для того, чтобы получить желаемый результат вовремя.
Как создать задачу?
Есть три варианта создания задачи:
- В разделе Задачи.
Перейдите в раздел Задачи и нажмите на кнопку + Задача в правом верхнем углу.
- При нажатии на аватар пользователя.
Задачи коллегам можно назначать прямо из ленты сообщений или из переписки по документу. Для этого нажмите на аватар пользователя и в диалоговом окне выберите Поставить задачу.
- Со страницы файла, элемента приложения.
Вы можете поставить задачу, просматривая файл или элемент приложения. Для этого на панели справа нажмите кнопку +Задача.
Придумайте название задачи. Оно должно быть содержательным и отражать суть работ. Это позволит сотрудникам легко ориентироваться в списке задач.
Кто выполняет задачу?
Для задачи вы можете указать 3 роли:
- Ответственный — сотрудник, который отвечает за выполнение задачи. Вы определяете его при постановке задачи, но в дальнейшем ответственный может быть переназначен. Обратите внимание, если вы назначите ответственным сотрудника, который в данный момент отсутствует на рабочем месте, задача может быть автоматически делегирована замещающему его пользователю в зависимости от настроек замещения.
- Согласующий — тот, кто будет согласовывать постановку задачи.
- Участник — сотрудники, которые принимают участие в выполнении задачи и получают оповещения по ней наряду с ответственным. Вы можете указать несколько участников задачи, но отвечает за ее исполнение только один сотрудник.
Определите ответственного за задачу. Для этого начните вводить имя пользователя в поле Ответственный или нажмите на иконку лупы.
При необходимости определите, кто будет согласовывать задачу и добавьте других участников. Для этого нажмите на кнопки + Согласующий и + Участники справа от поля Ответственный.
Сроки выполнения задач
Поле Сделать до позволяет указать сроки выполнения задачи с точностью до минуты. Если вы хотите, чтобы задача была поставлена сотруднику в определенный день и в указанное время, воспользуйтесь опцией Указать дату начала.
После того, как задача будет создана, она автоматически добавится в личный календарь сотрудника. Событие начнется в тот день, который выбран в качестве даты начала задачи и закончится в день её заверешения.
Если день постановки задачи не уточняется, то событие будет запалнированно на дату, указанную в поле Сделать до.
Детали задачи
Детали задачи можно указать в поле Описание. Если нужно добавить к задаче вложение, воспользуйтесь полем Файлы. Перетащите файлы с локального компьютера или нажмите на поле и выберите нужные файлы. Вы также можете загрузить документы с диска. Для этого нажмите на значок три точки в правом углу поля Файлы. Вы увидите список всех доступных вам документов, хранящихся в системе.
Как контролировать выполнение?
Соблюдение сроков выполнения задачи — это важный показатель, позволяющий повысить эффективность компании. Вы можете легко контролировать исполнительскую дисциплину и проверять результаты задачи с помощью поля Контроль. Выберите одну из следующих опций:
- Оповестить при выполнении — вы получите оповещение о выполнении задачи;
- Поставить задачу — когда ответственный выполнит поставленную вами задачу, система назначит вам задачу проконтролировать результаты выполненных работ;
- Завершить процесс — выберите эту опцию, если вы не хотите контролировать выполнение задачи.
Все созданные вами задачи отображаются в разделе Исходящие. Чтобы найти какую-то определенную задачу, воспользуйтесь функцией Поиск по задачам.