Задача – это один из инструментов для организации работы внутри компании. Сотрудники устанавливают сроки и отслеживают выполнение задач, обмениваются нужной информацией и документами – все для того, чтобы получить желаемый результат вовремя.

Как создать задачу?

Есть три варианта создания задачи:

• В разделе Задачи.

Перейдите в раздел Задачи и нажмите на кнопку + Задача в правом верхнем углу.  

• При нажатии на аватар пользователя.

Задачи коллегам можно назначать прямо из ленты сообщений или из переписки по документу. Для этого нажмите на аватар пользователя и в диалоговом окне выберите Поставить задачу.

• Со страницы файла, элемента приложения.

Вы можете поставить задачу, просматривая файл или элемент приложения. Для этого на панели справа нажмите кнопку +Задача.

Придумайте название задачи. Оно должно быть содержательным и отражать суть работ. Это позволит сотрудникам легко ориентироваться в списке задач.

Кто выполняет задачу?

Для задачи вы можете указать 3 роли:

• Ответственный – сотрудник, который отвечает за выполнение задачи. Вы определяете его при постановке задачи, но в дальнейшем ответственный может быть переназначен. Обратите внимание, если вы назначите ответственным сотрудника, который в данный момент отсутствует на рабочем месте, задача может быть автоматически делегирована замещающему его пользователю в зависимости от настроек замещения.
• Согласующий – тот, кто будет согласовывать постановку задачи.
• Участник – сотрудники, которые принимают участие в выполнении задачи и получают оповещения по ней наряду с ответственным. Вы можете указать несколько участников задачи, но отвечает за ее исполнение только один сотрудник.

Определите ответственного за задачу. Для этого начните вводить имя пользователя в поле Ответственный или нажмите на иконку лупы.

При необходимости определите, кто будет согласовывать задачу и добавьте других участников. Для этого нажмите на кнопки + Согласующий и + Участники справа от поля Ответственный.

Сроки выполнения задач

Поле Сделать до позволяет указать сроки выполнения задачи с точностью до минуты. Если вы хотите, чтобы задача была поставлена сотруднику в определенный день и в указанное время, воспользуйтесь опцией Указать дату начала.

После того, как задача будет создана, она автоматически добавится в личный календарь сотрудника. Событие начнется в тот день, который выбран в качестве даты начала задачи и закончится в день её заверешения.

Если день постановки задачи не уточняется, то событие будет запалнированно на дату, указанную в поле Сделать до.

Детали задачи

Детали задачи можно указать в поле Описание. Если нужно добавить к задаче вложение, воспользуйтесь полем Файлы. Перетащите файлы с локального компьютера или нажмите на поле и выберите нужные файлы. Вы также можете загрузить документы с диска. Для этого нажмите на значок три точки в правом углу поля Файлы. Вы увидите список всех доступных вам документов, хранящихся в системе.

Как контролировать выполнение?

Соблюдение сроков выполнения задачи – это важный показатель, позволяющий повысить эффективность компании. Вы можете легко контролировать исполнительскую дисциплину и проверять результаты задачи с помощью поля Контроль. Выберите одну из следующих опций:

• Оповестить при выполнении – вы получите оповещение о выполнении задачи;
• Поставить задачу – когда ответственный выполнит поставленную вами задачу, система назначит вам задачу проконтролировать результаты выполненных работ;
• Завершить процесс – выберите эту опцию, если вы не хотите контролировать выполнение задачи.

Все созданные вами задачи отображаются в разделе Исходящие. Чтобы найти какую-то определенную задачу, воспользуйтесь функцией Поиск по задачам.