Документы сотрудников, общие папки с файлами отделов и вся нужная для работы информация хранится в упорядоченном виде в разделе Файлы.

В этом разделе вы можете загружать и создавать файлы, просматривать и редактировать их, а также перемещать файлы из одной папки в другую и управлять доступом. Обратите внимание, что размер файлового хранилища зависит от выбранного тарифного плана.

QuickBPM поддерживает следующие типы файлов:

• документы;
• изображения;
• аудио;
• видео.

Как добавить новый файл

Есть несколько способов добавить новый файл на диск.

• С компьютера. Нажмите на кнопку +Файл в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл.

Так же вы можете нажать на ссылку «файл» в самой папке или просто перетащить в нее файл с компьютера.

• Новый файл на диске. Вы можете создать новый файл в онлайн режиме, если у вас есть подписка на Office 365. QuickBPM поддерживает онлайн документы формата Word, Excel и Power Point. Нажмите на кнопку +Файл и выберите нужный формат. Файл откроется в новой вкладке браузера, и вы сможете его редактировать привычным способом.

У кого будет доступ к файлу

По умолчанию файлы наследуют права родительской папки. Вы можете предоставлять доступ к файлу определенным коллегам или группам сотрудников. Например, документацию по проекту смогут просматривать только участники проекта.

Чтобы определить, у кого из сотрудников будет доступ к файлу, нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом.

В открывшемся окне укажите права доступа на файл:

• Просмотр/Загрузка – разрешено просматривать файл и загружать его версии на локальный компьютер.
• Создание – разрешено создавать файлы в текущей папке.
• Редактирование – разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии.
• Удаление – разрешено перемещать файлы в корзину.
• Назначение прав – разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу.
• Полный доступ – разрешены все перечисленные выше действия.

Подробнее о правах доступа к файлу читайте в этой статье.

Как просматривать файл

Чтобы просмотреть добавленный файл, вам не обязательно скачивать его на компьютер. Просто нажмите на его название, чтобы открыть страницу превью.

Здесь отображается вся информация о файле и его содержание (для форматов Word, Excel, PowerPoint, .png, jpg, и т.д.).

Кроме того, на странице превью вы можете:

Чтобы узнать, кто из сотрудников загрузил или изменил файл, нажмите на иконку рядом с превью.

На открывшейся панели вы увидите информацию об авторе, размере, расположении и версиях файла, а также сможете поставить задачу, добавить чек-лист или оставить свой комментарий в ассоциированной ленте.

Если в QuickBPM подключен Office 365, то в окне просмотра у файлов формата word или excel появится кнопка Редактировать.

Нажмите на нее, чтобы перейти в Office 365 и отредактировать документ.