Документы сотрудников, общие папки с файлами отделов и вся нужная для работы информация хранится в упорядоченном виде в разделе Файлы.
В этом разделе вы можете загружать и создавать файлы, просматривать и редактировать их, а также перемещать файлы из одной папки в другую и управлять доступом. Обратите внимание, что размер файлового хранилища зависит от выбранного тарифного плана.
QuickBPM поддерживает следующие типы файлов:
- документы;
- изображения;
- аудио;
- видео.
Есть несколько способов добавить новый файл на диск.
- С компьютера. Нажмите на кнопку +Файл в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл.
Так же вы можете нажать на ссылку «файл» в самой папке или просто перетащить в нее файл с компьютера.
- Новый файл на диске. Вы можете создать новый файл в онлайн режиме, если у вас есть подписка на Office 365. QuickBPM поддерживает онлайн документы формата Word, Excel и Power Point. Нажмите на кнопку +Файл и выберите нужный формат. Файл откроется в новой вкладке браузера, и вы сможете его редактировать привычным способом.
У кого будет доступ к файлу
По умолчанию файлы наследуют права родительской папки. Вы можете предоставлять доступ к файлу определенным коллегам или группам сотрудников. Например, документацию по проекту смогут просматривать только участники проекта.
Чтобы определить, у кого из сотрудников будет доступ к файлу, нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом.
В открывшемся окне укажите права доступа на файл:
- Просмотр/Загрузка – разрешено просматривать файл и загружать его версии на локальный компьютер.
- Создание – разрешено создавать файлы в текущей папке.
- Редактирование – разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии.
- Удаление – разрешено перемещать файлы в корзину.
- Назначение прав – разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу.
- Полный доступ – разрешены все перечисленные выше действия.
Подробнее о правах доступа к файлу читайте в этой статье.
Как просматривать файл
Чтобы просмотреть добавленный файл, вам не обязательно скачивать его на компьютер. Просто нажмите на его название, чтобы открыть страницу превью.
Здесь отображается вся информация о файле и его содержание (для форматов Word, Excel, PowerPoint, .png, jpg, и т.д.).
Кроме того, на странице превью вы можете:
Добавить новую версию файла на диск; |
|
|
Сохранить файл на локальный компьютер; |
Распечатать файл; |
|
|
Открыть список доступных операций с файлом. Подробнее о них, вы можете прочитать в этой статье; |
Отправить файл на согласование или ознакомление. |
Чтобы узнать, кто из сотрудников загрузил или изменил файл, нажмите на иконку рядом с превью.
На открывшейся панели вы увидите информацию об авторе, размере, расположении и версиях файла, а также сможете поставить задачу, добавить чек-лист или оставить свой комментарий в ассоциированной ленте.
Если в QuickBPM подключен Office 365, то в окне просмотра у файлов формата word или excel появится кнопка Редактировать.
Нажмите на нее, чтобы перейти в Office 365 и отредактировать документ.