Базовые возможности > Файлы и папки / Файлы

Файлы

Документы сотрудников, общие папки с файлами отделов и вся нужная для работы информация хранится в упорядоченном виде в разделе Файлы.

В этом разделе вы можете загружать и создавать файлы, просматривать и редактировать их, а также перемещать файлы из одной папки в другую и управлять доступом. Обратите внимание, что размер файлового хранилища зависит от выбранного тарифного плана.

QuickBPM поддерживает следующие типы файлов:

  • документы;
  • изображения;
  • аудио;
  • видео.

Как добавить новый файл

Есть несколько способов добавить новый файл на диск.

  • С компьютера. Нажмите на кнопку +Файл в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл.

Файлы_01

Так же вы можете нажать на ссылку «файл» в самой папке или просто перетащить в нее файл с компьютера.

Файлы_02

  • Новый файл на диске. Вы можете создать новый файл в онлайн режиме, если у вас есть подписка на Office 365. QuickBPM поддерживает онлайн документы формата Word, Excel и Power Point. Нажмите на кнопку +Файл и выберите нужный формат. Файл откроется в новой вкладке браузера, и вы сможете его редактировать привычным способом.

360010526251-mceclip0

У кого будет доступ к файлу

По умолчанию файлы наследуют права родительской папки. Вы можете предоставлять доступ к файлу определенным коллегам или группам сотрудников. Например, документацию по проекту смогут просматривать только участники проекта.

Чтобы определить, у кого из сотрудников будет доступ к файлу, нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом. Файлы_03

В открывшемся окне укажите права доступа на файл:

Файлы_04

  • Просмотр/Загрузка – разрешено просматривать файл и загружать его версии на локальный компьютер.
  • Создание – разрешено создавать файлы в текущей папке.
  • Редактирование – разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии.
  • Удаление разрешено перемещать файлы в корзину.
  • Назначение прав – разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу.
  • Полный доступ – разрешены все перечисленные выше действия.

Подробнее о правах доступа к файлу читайте в этой статье.

Как просматривать файл

Чтобы просмотреть добавленный файл, вам не обязательно скачивать его на компьютер. Просто нажмите на его название, чтобы открыть страницу превью.

Файлы_05

Здесь отображается вся информация о файле и его содержание (для форматов Word, Excel, PowerPoint, .png, jpg, и т.д.).

Кроме того, на странице превью вы можете:

360010521492-mceclip9

Добавить новую версию файла на диск;

Файлы_06

Сохранить файл на локальный компьютер;

Файлы_07

Распечатать файл;

360010538291-mceclip4

Открыть список доступных операций с файлом. Подробнее о них, вы можете прочитать в этой статье;

mceclip0.png

Отправить файл на согласование или ознакомление.

Чтобы узнать, кто из сотрудников загрузил или изменил файл, нажмите на иконку рядом с превью.

файлы превью

На открывшейся панели вы увидите информацию об авторе, размере, расположении и версиях файла, а также сможете поставить задачу, добавить чек-лист или оставить свой комментарий в ассоциированной ленте.

Файлы_08

Если в QuickBPM подключен Office 365, то в окне просмотра у файлов формата word или excel появится кнопка Редактировать.

8.png

Нажмите на нее, чтобы перейти в Office 365 и отредактировать документ.