Управление документооборотом / Настройки доступа к файлам и документам 

Настройки доступа к файлам и документам

В любой организации существует иерархия, согласно которой распределяются ответственность и полномочия сотрудников. У каждого своя роль в компании и свой уровень доступа к информации.

В QuickBPM ELMA365 вы можете указать, кто из сотрудников будет просматривать, редактировать или удалять определенные файлы, папки и документы, а также изменять их настройки доступа.

Доступ к документам

В зависимости от занимаемой должности или роли, у сотрудников могут быть различные права доступа к одному и тому же документу. Например, сотрудники могут  просматривать, редактировать или удалять только те счета, которые добавили сами. Вместе с тем, директор имеет полный доступ ко всем счетам, созданным его подчиненными.

Для того, чтобы перейти к настройкам доступа документа, откройте приложение и нажмите на значок шестеренки справа от названия. В выпадающем меню выберите пункт Настройка доступа.

ндф 1

Откроется страница, на которой вы можете управлять доступом. По умолчанию любой сотрудник может просматривать, создавать, редактировать и удалять документы.

ндф 2

Если вы хотите ограничить доступ, выберите опцию Ограничить доступ к данным. Она позволяет указать сотрудников и определить, какие действия они могут совершать с документами.

ндф 3

Доступ к документам можно ограничить:

 

  • На уровне Приложения

Данная опция позволяет задать одинаковые настройки доступа для всех документов, хранящихся в приложении. Например, можно оставить всем пользователям права на просмотр документов, а доступ на редактирование и создание предоставить только руководителям.

  • На уровне элементов Приложения

Выбрав эту опцию, вы сможете настраивать индивидуальные права доступа для каждого документа в приложении. Укажите, какие права должны быть назначены всем документам приложения при создании.

Ограничение на уровне элементов приложения позволяет, например, разрешить полный доступ к документам исключительно их авторам. Все остальные пользователи смогут только создавать новые документы внутри приложения. При этом документы, добавленные коллегами, они не увидят, так как настройки разрешают просмотр только автору. Если нужно поделиться определенным документом с кем-то внутри компании, доступ конкретному человеку предоставляется на карточке просмотра.

Чтобы указать тех сотрудников, кому надо ограничить/предоставить доступ к документу, нажмите на кнопку +Добавить в левом нижнем углу. В открывшемся окне выберите пользователя, группу пользователей или элемент организационной структуры.

ндф 4

Типы прав доступа к документам

 

  • Просмотр/Загрузка – разрешено просматривать документы и загружать версии файла на локальный компьютер.

 

  • Создание – разрешено создавать документы.

 

  • Редактирование – разрешено вносить изменения в раннее созданные документы, переименовывать и добавлять версии файлов.

 

  • Удаление – разрешено удалять документы.

 

  • Назначение прав – разрешено выдавать и ограничивать права доступа к отдельным документам. Опция доступна только при выборе опции На уровне элементов приложения.

 

  • Управление процессами – разрешено прерывать бизнес-процессы, открывать карточки задач и переназначать задачи.

 

  • Полный доступ – разрешены все перечисленные выше действия.

Индивидуальные права доступа к документу

Если вы выбрали опцию ограничение На уровне элементов Приложения, то вы сможете предоставлять/ограничивать доступ к конкретным документам внутри приложения. Для этого перейдите на страницу приложения и откройте нужный элемент. В режиме быстрого просмотра нажмите на значок замка справа от названия документа.

ндф 5

В открывшемся окне вы увидите два блока настроек доступа: Общие права для элементов приложения и Дополнительные права.

ндф 6

  • Общие права элементов приложения.

В этом блоке отображаются права, применяемые ко всем документам, хранящимся в приложении. Настройки, указанные в этом блоке, нельзя отменить.

 

  • Дополнительные права.

Здесь вы можете предоставить доступ к документу кому-то еще, кроме сотрудников, перечисленных в первом блоке. Для этого нажмите на кнопку +Добавить. В открывшемся окне выберите пользователя, группу сотрудников или элемент организационной структуры.  

Настройка доступа к файлам

По умолчанию файлы наследуют права родительской папки, однако для отдельных файлов можно задать индивидуальные настройки доступа.

Обратите внимание, вы можете изменять настройки доступа, если вы –администратор системы, владелец файла или папки, или если вы можете назначать права.

Чтобы предоставить/ограничить доступ к файлу или папке, перейдите в раздел Файлы, выберите нужный объект и откройте меню с доступными действиями. Для этого нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом. ндф 7

Права доступа сгруппированны в два блока: Права родительской папки и Дополнительные права

ндф 8

  • Права родительской папки.

По умолчанию все новые файлы и папки наследуют права родительской папки. Они отображаются в этом блоке и недоступны для редактирования, но вы можете отменить опцию наследования родительских прав.

 

  • Дополнительные права.

Здесь вы можете предоставить доступ к папке или документу кому-то еще, кроме сотрудников, перечисленных в первом блоке. Для этого нажмите на кнопку + Добавить. В открывшемся окне выберите пользователя, группу сотрудников или элемент организационной структуры.

Типы прав доступа к файлам

ндф 10

  • Просмотр/Загрузка – разрешено просматривать файл/папку, а также загружать версии файла на локальный компьютер.
  • Создание – разрешено создавать файлы в текущей папке. Эта опция доступна только для папок.
  • Редактирование – разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии, переименовывать и перемещать папки/файлы, создавать ссылки.
  • Удаление – разрешено перемещать файл в корзину. Эта опция не доступна для папок.
  • Назначение прав – разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу/папке.
  • Полный доступ – разрешены все перечисленные выше действия.