Управление документооборотом > Движение документов / Статусы документов, как инструмент контроля

Статусы документов, как инструмент контроля

Любой документ в компании проходит ряд стадий, которые называются жизненным циклом. Сначала документы создаются, затем отправляются на согласование, при необходимости дорабатываются, утверждаются, выполняют свою основную функцию и попадают в архив. Некоторые стадии документ проходит лишь один раз, другие могут повторятся.

В предыдущей статье мы описали, как при помощи маршрута автоматизировать прохождение документа по каждому этапу жизненного цикла. Если добавить в маршрут статусы, то получится удобный инструмент контроля − проходя через каждый новый этап, документ приобретает новый статус, а вы всегда остаетесь в курсе, на каком шаге обработки он находится в данный момент.  

Создание статусов

Настройка осуществляется в несколько этапов. Рассмотрим всю последовательность шагов на примере маршрута согласования счёта. Для начала нужно добавить статусы документа, например, «На согласовании», «На оплате», «Отклонен», «Оплачен».

Откройте схему маршрута согласования. Для этого на странице приложения Счёт, нажмите значок шестеренки рядом с названием и выберите пункт Бизнес-процессы.

стат док 1

Перейдите в дизайнер процессов на вкладку Статусы. Поставьте флажок напротив пункта Добавить поле «Статус», а затем введите названия статусов. Не забудьте указать, какой статус является финальным. стат док 2

Добавление статусов в маршрут

На том шаге, где документ должен изменить свой статус, выберите операцию «Сменить статус».

В настройках в выпадающем списке установите свой статус для каждого этапа. стат док 4

Сохраните и опубликуйте процесс. Теперь статусы будут изменяться автоматически, по мере того, как документ движется по маршруту.

Настройка канбан-представления

Наглядно все этапы жизненного цикла отображаются на канбан-доске. Она появится на странице приложения, сразу после того, как вы добавите статусы и опубликуете обновленный маршрут.

Каждая колонка доски соответствует определенному статусу документа. У колонок с финальным статусом цвет фона отличается. Документ автоматически перемещается по доске слева направо, и вы легко можете отследить, на каком этапе жизненного цикла он находится. стат док 5

Карточки элементов на доске можно отображать развернутыми, чтобы просматривать текущие задачи. Для этого в правом верхнем углу, рядом с кнопкой +Счёт нажмите на значок шестеренки и в меню выберите пункт Настройка доски. В открывшемся окне отметьте галочкой настройки Показывать задачи и Разворачивать карточку.