Оповещения на электронную почту

Блок Оповещение на email размещается на том участке бизнес-процесса, где необходимо уведомить заинтересованных лиц о ходе выполнения процесса. Например, можно настроить автоматическую отправку оповещений о готовности заказа или пересылать клиентам на рассмотрение согласованный в ходе процесса договор. Кроме того, оповещения удобно использовать и внутри компании, например чтобы проинформировать сотрудников о постановке важной задачи.

Настройка соединения

начало внимание

Настраивать оповещения на электронную почту могут только пользователи, входящие в группу Администраторы.

конец внимание

Для того, чтобы использовать эту функцию в бизнес-процессе, сперва подключите ее в настройках системы. Зайдите в раздел Администрирование > Настройки системы и перейдите в Настройки отправки Email.

Выберите один из доступных почтовых сервисов:

• gmail.com
• mail.ru
• yandex.ru
• rambler.ru
• yahoo.com
• outlook.com
• office365.com
• другой. Этот вариант позволяет указать адрес собственного SMTP сервера. При необходимости выберите опцию Разрешить отправку от имени. Тогда в уведомлении в качестве адреса отправителя будет указан адрес для ответа.

После того, как вы выбрали почтовый сервис, укажите логин — адрес электронной почты, от имени которой система будет отправлять сообщения. В поле пароль введите пароль от этой электронной почты.

Обратите внимание, для того, чтобы использовать сервисы gmail, yahoo, outlook и office365, вам нужно включить двухфакторную аутентификацию и создать пароль приложения. Это делается следующим образом:

• Для gmail: отключите captcha, разрешите небезопасные приложения и создайте пароль приложения.
• Для yahoo: в настройках аккаунта создайте пароль приложения и используйте его для соединения.
• Для outlook и office365: в дополнительных настройках безопасности включите двухфакторную аутентификацию, перейдите в раздел «Пароли приложений» и создайте новый. Подробнее о настройке можно прочитать на сайте официальной документации Microsoft.

В таблице нижне приведены ошибки, которые могут появиться при проверке подключения, если не включена двухфакторная аутентификация.

 

Возможные ошибки

Обязательно проведите Проверку подключения. Обратите внимание, письмо для подтверждения введенных данных будет отправлено на вашу собственную почту, указанную в профиле пользователя, а не на адрес указанный в поле логин.

Если проверка прошла успешно, то вы увидите соответствующее сообщение. Если установить соединение не удалось, то система также известит вас об этом.

Настройка оповещения

Теперь, когда подключение установлено, вы можете перейти к настройке email-уведомления в бизнес-процессах. Для этого перетащите элемент Оповещение на email на диаграмму процесса. Он находится в правом меню дизайнера во вкладке Интеграции.

Для примера, возьмем процесс Обработка заказа. Когда заказ укомплектован и готов к отправке, нам нужно уведомить об этом клиента. Для этого поставим блок Оповещение на email сразу после задачи Комплектация заказа.

Настройте оповещение — укажите название и заполните остальные поля:

• Получатель* — укажите адрес, на который должно прийти уведомление. Можно добавить несколько адресов, а также использовать контекстную переменную, например, e-mail контрагента. В этом случае система отправит сообщение на адрес, указанный в профиле клиента, сделавшего заказ. Для того, чтобы добавить переменную, нажмите на + в правом углу поля.

• Имя отправителя — заполните это поле, если вы хотите, чтобы уведомления приходили не с адреса, указанного в настройках системы, а, например, от имени QuickBPM или имени вашей компании.
• Адрес для ответа — по умолчанию, ответы на уведомления будут приходить на адрес, указанный в настройках системы. Если вы хотите получать ответы на другой адрес, укажите его в этом поле.
• Тема письма* — напишите короткую и информативную тему, скажем, «Заказ готов к отправке». Через контекстную переменную можно добавить, допустим, номер заказа. Для того, чтобы добавить переменную, нажмите на + в правом углу поля.
• В поле Текст письма разместите более подробную информацию. Используя переменные, вы можете указать перечень товаров, общую стоимость, ожидаемую дату доставки и т.д. Для того, чтобы добавить переменную, нажмите на + в правом углу поля. Вы можете использовать HTML разметку, чтобы отформатировать текст нужным образом.
• В самом низу формы вы можете выбрать файл — какой-либо документ, используемый в процессе, например, маршрутный лист или товарную накладную.

Обработка ошибок

Во время отправки уведомления может возникнуть ошибка, например, QuickBPM не сможет определить адрес получателя. Вы можете настроить, как должна повести себя система в этом случае.

Для этого перейдите на вкладку Обработка ошибок.

 

• Повторить выполнение — выберите эту опцию, если вы хотите, чтобы система повторно отправила оповещение.
  • Количество повторений — укажите, сколько раз система должна попытаться отправить оповещение.
  • Время задержки между повторениями (сек) — определите частоту попыток.
• Оповещение — выберите эту опцию, если вы хотите, чтобы при ошибке QuickBPM уведомила об этом ответственных пользователей. Укажите этих пользователей — вы можете выбрать текущего пользователя, контекстную переменную, например, инициатора, а также группу, или элемент орг.структуры. Обратите внимание, текущий пользователь — это человек, который выполнил задачу, стоящую перед email-оповещением на схеме процесса.
• Прервать — в случае ошибки QuickBPM прекратит попытки отправить оповещение и направит процесс по выбранному переходу.

После того как вы укажете все настройки, нажмите на кнопку Сохранить, а затем опубликуйте процесс.

Теперь, как только процесс дойдет до определенной точки, на почту клиента придет письмо с уведомлением. Вот пример того, как оно будет выглядеть на почтовом сервисе: