С чего начать / Автоматизировать работу приложения

Автоматизировать работу приложения

Работу с приложениями в QuickBPM можно автоматизировать при помощи процессов. Например, для приложения Заказ можно настроить маршрут его обработки. Он опишет все этапы работы: создание, согласование, подготовка счета, отправка в производство, отгрузка и доставка.

Внутри процесса определяются сотрудники, которые задействованы на каждом из этапов, их конкретные задачи, сроки и последовательность выполнения. Это нужно для того, чтобы система, после публикации процесса, могла автоматически ставить задачи ответственным сотрудникам, контролировать исполнительскую дисциплину, а в случае если работа не будет закончена в срок, отправлять уведомления руководителя.

Все данные, которые сотрудники будут вносить в систему в ходе процесса отобразятся на карточке заказа.

Добавить новый маршрут

Настроим бизнес-процесс для приложения Заказ, которое мы создали ранее.

  1. Нажмите на значок шестеренки рядом с названием приложения и выберите в меню пункт Бизнес-процесс. Отобразится страница, которая содержит список бизнес-процессов приложения.
  2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку + Процесс.
  3. Придумайте название для процесса  и нажмите Создать. После этого вы перейдете в дизайнер, где вы сможете построить маршрут обработки заказа.

Настроить шаги процесса

Этапы процесса представлены в виде таблицы. Первая задача добавлена по умолчанию. Дайте ей название, например, «Согласовать заказ». Затем в столбце Кому нажмите +Добавить и выберите исполнителя. Для этого начните вводить имя пользователя или его должность. В качестве исполнителя вы можете указать роль, группу, должность, конкретного человека или несколько человек.

арп-1

Чтобы создать новый этап нажмите +Добавить шаг и дайте ему название. В выпадающем меню справа выберите тип операции, например, задача или оповещение. Таким образом опишите все этапы процесса.  

арп-2

Настроить формы задач

Каждая задача – это этап процесса, за который отвечает определенный человек. Сотрудник открывает задачу и на её карточке находит всю информацию, необходимую для работы: описание, комментарии коллег, файлы, данные и т.д.

Чтобы настроить задачу, наведите курсор на ее название, а затем нажмите на появившийся значок шестеренки. Перейдите на вкладку Форма.

арп-3

В столбце Название на форме перечислены свойства приложения. Каждое свойство – это поле на карточке задачи. Выполняя работу, сотрудники будут вносить данные в эти поля. При этом, информация из процесса автоматически попадет в приложение. Вы можете сделать поля доступными только для чтения, а также добавить новые. Например, можно предусмотреть поле для прикрепления файла со счетом по заказу. Для этого нажмите на кнопку + Добавить в левом верхнем углу.

арп-4

В открывшемся окне укажите:

  • Название* – например, «Счет»;
  • Подсказка – вы можете написать подсказку, чтобы пользователю было легче заполнить поле;
  • Тип* – Выбирайте тип в зависимости от того, какую информацию вы хотите вносить в данное поле. Если сотрудник должен будет приложить файл, выберите типа Файлы. Если нужно указать дату или сумму, то следует выбрать тип Дата/Время или Деньги, соответственно.

Подобным образом вы можете настроить поля у всех задач процесса.

Задать условия

Для каждого этапа можно задать условия. Они определяют, в какой ситуации операция будет выполняться. Нажмите Добавить условие справа от имени или должности исполнителя и выберите поле, к которому хотите привязать условие.

Например, если сумма счета меньше или равна десяти тысячам, то задача согласования назначаться не будет. Вместо этого процесс перейдет к следующему шагу.  

арп-5

Опубликовать процесс

Чтобы QuickBPM могла выполнить процесс и автоматически назначить задачи, процесс необходимо опубликовать. При публикации система проверит, верно ли составлен маршрут. Если в процессе есть ошибки, внизу страницы появится окно с предупреждением. Некритичные ошибки не препятствуют публикации процесса.

Привязать процесс к приложению

Когда маршрут настроен и опубликован, его нужно привязать к приложению Заказы – добавить кнопку для запуска процесса на карточку заказа.

Для этого:

  1. Перейдите в приложение Заказы и откройте карточку любого заказа.
  2. На карточке в левом нижнем углу нажмите на значок шестеренки.
  3. Нажмите на значок clip0089.
  4. В меню выберите пункт Добавить кнопку запуска процесса.
  5. Настройте кнопку: укажите название, например «Отправить в работу», выберите ее цвет. В поле для выбора процесса укажите созданный на предыдущих шагах процесс Обработки заказа.

арп-6

Теперь на карточке заказа появится кнопка Отправить в работу. Нажав на нее, сотрудник запустит процесс: система направит информацию о заказе согласующим, поставит им соответствующие задачи, бухгалтер подготовит счет, после чего все данные о заказе поступят на производство.

арп-7