Примеры использования / Как организовать обработку заказов

Как организовать обработку заказов

Обработку заказов в  QuickBPM легко организовать на основе готового решения Управление заказами. Принятый от клиента заказ сохраняется в системе и направляется на производство. Затем сотрудники готовят документы на отгрузку отправляют товар заказчику. Каждый этап контролируется системой.

Решение «Управление заказами»

Решение Управление заказами уже настроено и готово к работе. Загрузите его из QuickStore. Для этого на главной странице  QuickBPM нажмите на Добавить раздел и выберите опцию Скачать. После этого, вы перейдете на страницу  QuickBPM. Найдите нужный пакет и установите его.

установить заказы квик

При установке укажите, кто из ваших сотрудников будет исполнять задачи менеджера по продажам, бухгалтера, руководителя производства и т.д. Подробнее про установку и настройку готовых решений вы можете прочитать в статье Скачать готовое решение из QuickStore.

В дальнейшем вы сможете адаптировать весь раздел под работу своей компании, например, изменить основной процесс обработки заказа, добавить дополнительные бизнес-процессы и приложения.

Прием и производство заказа

Обработка заказа происходит в следующей последовательности:

последовательность обработки заказа

Когда менеджер принимает новую заявку от клиента, он добавляет ее в систему: открывает страницу с заказами и нажимает на кнопку +Заказ. Открывается карточка, в которой менеджер указывает данные заявки: наименование клиента, спецификацию, дату поставки.

заказы 1

Вся эта информация сохранится на карточке и будет дальше передана на склад, производство и в бухгалтерию.

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники на этой карточке указывали и другие данные, вы можете ее отредактировать и, например, добавить поле сумма заказа. Подробно про редактирование карточек читайте в этой статье.

Как только данные внесены, система отправляет заказ на склад и назначает сотрудникам склада задачу проверить комплектацию, после чего заказ направляется на производство. Если вы сами не производите продукцию, а заказываете ее у поставщиков, вы можете отредактировать процесс: на схеме процесса удалить блок Производство и добавить вместо него задачу Отправить заявку поставщику.

Для того, чтобы отредактироват процесс, откройте меню раздела, нажав на шестеренку рядом с его названием. Затем зайдите в Бизнес-процессы и выберите списке процесс «Обработка заказа». Он откроется для редактирования и вы сможете внести нужные вам изменения.

заказы 2

Подготовка документации и отгрузка

Следующий этап процесса – это подготовка документов. Для отправки товара клиенту нужно выставить счет, оформить товарную накладную, счет-фактуру и акт. Все эти документы бухгалтерия может подготовить вручную, основываясь на информации о заказе, которую предоставит система. Однако, вы можете настроить шаблоны документов, тогда система будет автоматически создавать документы, заполняя их данными, взятыми из карточки заказа. Для этого вам нужно добавить в процесс дополнительную задачу - генерацию по шаблону.

Расположите ее на схеме процесса и настройте. Подробно о том, как ее настроить и загрузить шаблоны в процесс, вы можете прочитать в этой статье.

кооз ген по шаблону

Допустим, вы загрузили шаблон счета-фактуры. Теперь на этом шаге процесса система автоматически подставит номер заказа, наименование клиента, сумму заказа и другие данные в шаблон. Готовый документ будет приложен к задаче Подготовить документы на отгрузку, которую получит бухглатер. Бухглатеру будет достаточно скачать и распечатать счет-фактуру и скажем, внести ее в реестр.

Когда заказ и документы готовы, менеджер получает задачу согласовать время доставки с клиентом, после чего  QuickBPM сообщает отделу логистики, когда и куда нужно доставить товар.

Добавив таблицу на карточку заказчика, вы сможете отображать на ней все выбранные клиентом позиции и общую сумму заказов.

Подробно про настройку и применение таблиц читайте в статье Таблицы.

Контроль за исполнением заказа

Контролировать процесс вам поможет настройка сроков и установка статусов.

Для каждой задачи можно установить дедлайн. Система напомнит вашим сотрудникам вовремя подготовить документы или отгрузить заказ. Если кто-то не уложится в срок, QuickBPM сразу уведомит руководство. Это легко настраивается - нажмите на задачу на схеме процесса (все задачи выглядят как прямоугольники) и задайте нужные сроки во вкладке Сроки выполнения. Там же вы можете включить настройку Оповещение и указать, кого нужно оповестить, если задача будет просрочена. заказы 3

Все заказы, по которым есть просроченные задачи, отмечаются на странице заказов красной точкой. заказы 4

Контроль также упрощают статусы заказа. На каждом этапе работы статус заказа меняется. Сначала он находится «на комплектации», затем – «в производстве», далее статус меняется на «доставку», а в самом конце на «завершен». Статусы полезны тем, что показывают положение дел на текущий момент: открыв приложение Заказы, вы сразу увидите, сколько заказов находится на производстве, а сколько уже успешно завершено. Вы можете изменить статусы, чтобы они соответствовали нормам, принятым в вашей компании, скажем, добавить статус «ожидает отправки». Для этого на схеме процесса используется элемент Управление статусом, подробнее о котором вы можете почитать в этой статье.

Для того, чтобы отслеживать заказы по статусам было легко, включите канбан-доску. На канбане вы увидите и текущие статусы заказов, и заказы с просроченными задачами.

заказы 5

Как настроить обработку заказов с нуля?

Если в вашей компании работа с заказами строится совсем по другой схеме, вы можете создать свой бизнес-процесс с нуля: добавить все нужные этапы, исполнителей, настроить задачи и уведомления.