Обработку заказов в QuickBPM легко организовать на основе готового решения Управление заказами. Принятый от клиента заказ сохраняется в системе и направляется на производство. Затем сотрудники готовят документы на отгрузку отправляют товар заказчику. Каждый этап контролируется системой.
Решение «Управление заказами»
Решение Управление заказами уже настроено и готово к работе. Загрузите его из QuickStore. Для этого на главной странице QuickBPM нажмите на Добавить раздел и выберите опцию Скачать. После этого, вы перейдете на страницу QuickBPM. Найдите нужный пакет и установите его.
При установке укажите, кто из ваших сотрудников будет исполнять задачи менеджера по продажам, бухгалтера, руководителя производства и т.д. Подробнее про установку и настройку готовых решений вы можете прочитать в статье Скачать готовое решение из QuickStore.
В дальнейшем вы сможете адаптировать весь раздел под работу своей компании, например, изменить основной процесс обработки заказа, добавить дополнительные бизнес-процессы и приложения.
Прием и производство заказа
Обработка заказа происходит в следующей последовательности:
Когда менеджер принимает новую заявку от клиента, он добавляет ее в систему: открывает страницу с заказами и нажимает на кнопку +Заказ. Открывается карточка, в которой менеджер указывает данные заявки: наименование клиента, спецификацию, дату поставки.
Вся эта информация сохранится на карточке и будет дальше передана на склад, производство и в бухгалтерию.
Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники на этой карточке указывали и другие данные, вы можете ее отредактировать и, например, добавить поле сумма заказа. Подробно про редактирование карточек читайте в этой статье.
Как только данные внесены, система отправляет заказ на склад и назначает сотрудникам склада задачу проверить комплектацию, после чего заказ направляется на производство. Если вы сами не производите продукцию, а заказываете ее у поставщиков, вы можете отредактировать процесс: на схеме процесса удалить блок Производство и добавить вместо него задачу Отправить заявку поставщику.
Для того, чтобы отредактироват процесс, откройте меню раздела, нажав на шестеренку рядом с его названием. Затем зайдите в Бизнес-процессы и выберите списке процесс «Обработка заказа». Он откроется для редактирования и вы сможете внести нужные вам изменения.
Подготовка документации и отгрузка
Следующий этап процесса – это подготовка документов. Для отправки товара клиенту нужно выставить счет, оформить товарную накладную, счет-фактуру и акт. Все эти документы бухгалтерия может подготовить вручную, основываясь на информации о заказе, которую предоставит система. Однако, вы можете настроить шаблоны документов, тогда система будет автоматически создавать документы, заполняя их данными, взятыми из карточки заказа. Для этого вам нужно добавить в процесс дополнительную задачу - генерацию по шаблону.
Расположите ее на схеме процесса и настройте. Подробно о том, как ее настроить и загрузить шаблоны в процесс, вы можете прочитать в этой статье.
Допустим, вы загрузили шаблон счета-фактуры. Теперь на этом шаге процесса система автоматически подставит номер заказа, наименование клиента, сумму заказа и другие данные в шаблон. Готовый документ будет приложен к задаче Подготовить документы на отгрузку, которую получит бухглатер. Бухглатеру будет достаточно скачать и распечатать счет-фактуру и скажем, внести ее в реестр.
Когда заказ и документы готовы, менеджер получает задачу согласовать время доставки с клиентом, после чего QuickBPM сообщает отделу логистики, когда и куда нужно доставить товар.
Добавив таблицу на карточку заказчика, вы сможете отображать на ней все выбранные клиентом позиции и общую сумму заказов.
Подробно про настройку и применение таблиц читайте в статье Таблицы.
Контроль за исполнением заказа
Контролировать процесс вам поможет настройка сроков и установка статусов.
Для каждой задачи можно установить дедлайн. Система напомнит вашим сотрудникам вовремя подготовить документы или отгрузить заказ. Если кто-то не уложится в срок, QuickBPM сразу уведомит руководство. Это легко настраивается - нажмите на задачу на схеме процесса (все задачи выглядят как прямоугольники) и задайте нужные сроки во вкладке Сроки выполнения. Там же вы можете включить настройку Оповещение и указать, кого нужно оповестить, если задача будет просрочена. 
Все заказы, по которым есть просроченные задачи, отмечаются на странице заказов красной точкой. 
Контроль также упрощают статусы заказа. На каждом этапе работы статус заказа меняется. Сначала он находится «на комплектации», затем – «в производстве», далее статус меняется на «доставку», а в самом конце на «завершен». Статусы полезны тем, что показывают положение дел на текущий момент: открыв приложение Заказы, вы сразу увидите, сколько заказов находится на производстве, а сколько уже успешно завершено. Вы можете изменить статусы, чтобы они соответствовали нормам, принятым в вашей компании, скажем, добавить статус «ожидает отправки». Для этого на схеме процесса используется элемент Управление статусом, подробнее о котором вы можете почитать в этой статье.
Для того, чтобы отслеживать заказы по статусам было легко, включите канбан-доску. На канбане вы увидите и текущие статусы заказов, и заказы с просроченными задачами.
Как настроить обработку заказов с нуля?
Если в вашей компании работа с заказами строится совсем по другой схеме, вы можете создать свой бизнес-процесс с нуля: добавить все нужные этапы, исполнителей, настроить задачи и уведомления.
