Примеры использования / Как организовать согласование документов

Как организовать согласование документов

В  QuickBPM согласование документов можно быстро настроить на основе готового встроенного решения. Сначала в системе создается новый документ, затем он направляется на рассмотрение согласующим. Если кто-то из них решает, что документ нужно доработать, то система возвращает документ автору и ставит задачу внести изменения. Все рассматривающие документ сотрудники и вынесенные ими решения отмечаются на карточке документа.

Раздел Договоры

Для организации документооборота возьмите за основу раздел Договоры. Он находится на главной странице системы. Этот раздел уже настроен для работы с договорами, доп. соглашениями и актами.

соглас док-тов 1

В дальнейшем вы можете его доработать и улучшить, исходя из особенностей вашего бизнеса, например, добавить другие виды документов, изменить порядок согласующих или настроить дополнительные бизнес-процессы.

Маршрут договора

У каждого документа есть свой маршрут. Это значит, что он переходит от одного сотрудника к другому в заданной последовательности. Маршрут для обработки договора выглядит следующим образом.

Новый договор создается в системе и отправляется на рассмотрение юристу. Юрист проверяет, соответствует ли договор законодательству, правильно ли указаны реквизиты сторон и т.д. Если все в порядке, то договор уходит следующему согласующему – специалисту по финансам, а затем – генеральному директору. Этот тип согласования называется последовательным. При желании, вы можете настроить параллельное согласование, в этом случае договор будет отправлен всем согласующим одновременно. Подробно про настройку согласования читайте в статье Согласование.

На каждом этапе договор может быть отклонен, например, если финансовый специалист решит, что условия расчетов нужно доработать. В этом случае, автор получит задачу доработать документ и заново отправить его на согласование.

Обратите внимание, задачи в процессе располагаются в прямоугольниках - зонах ответственности. В каждой зоне ответственности указано, кто именно должен выполнять находящиеся в ней задачи. В нашем процессе задачи выполняют Юрист, Специалист по финансам, Генеральный директор.

На каждую из этих ролей вам нужно кого-то из своих сотрудников. Например, на роль Специалист по финансам вы можете назначить как руководителя отдела, так и финансового консультанта. Именно этому человеку система назначит задачу рассмотреть и согласовать договор.

Для этого откройте меню раздела Договоры и нажмите на Настройки групп.

соглас док-тов 2

Нажмите на название роли и отредактируйте ее. Если в вашей компании за согласование договоров отвечают другие люди, вы можете переименовать роль или вовсе удалить какую-либо из зон ответственности с диаграммы процесса.

соглас док-тов 3

Подробнее про роли – в статье Группы и роли.

Дополнительные настройки

Время для вынесения решения ограничено – пользователи должны согласовать или отклонить договор в течение четырех часов. Это легко настраивается – вы можете указать любой нужный вам промежуток времени, за который задача должна быть выполнена. Задачи в диаграмме процессе выглядят как прямоугольники. Нажмите на прямоугольник Согласовать договор и задайте нужные сроки во вкладке Сроки выполнения.

соглас док-тов 4

Новый договор, отправленный на согласование, автоматически получает статус На согласовании. Согласованный договор, соответственно, получает статус Согласован. Вы можете добавить любые другие статусы, которые считаете нужными. Например, после того, как договор получил одобрение юриста, можно установить статус Одобрен юристом, а после того, как его подписал клиент – статус Подписан. Для этого добавьте на карту процесса элемент Управление статусом, подробнее о котором вы можете почитать в этой статье.

Статусы удобны тем, что наглядно показывают, на каком этапе согласования находятся договоры, хранящиеся в приложении. Подробнее про то, как это настроить, вы можете прочитать в статье Канбан-доска.

соглас док-тов 5

После того, как все участники рассмотрят и согласуют договор, его можно направлять на подписание клиенту. Сам договор будет хранится в приложении, вы в любой момент сможете открыть его карточку, посмотреть и изменить внесенную информацию, а также скачать и посмотреть файл.

Добавление документа

Для того, чтобы добавить новый договор в систему, зайдите в приложение Договоры и нажмите на кнопку +Договор. Откроется карточка, на которой нужно указать данные договора: наименование контрагента, номер договора, дату, сумму, приложить файл с документом. Все эти данные будут в дальнейшем отображаться на карточке договора и в задачах, которые система будет назначать согласующим.

соглас док-тов 6

Обратите внимание, название договора формируется автоматически по шаблону. Указывается его номер и наименование контрагента – «Договор №12 с Восток Сервис». Вы можете изменить шаблон так, как вам нужно, например, добавить в него текущую дату – «Договор №12 с Восток Сервис от 26.12.2019». Подробнее про настройку наименования элементов приложения читайте в этой статье.

После того, как вы заполните все данные, система сохранит договор в приложении и отправит его первому согласующему. На каждом шаге  QuickBPM будет держать вас в курсе и уведомлять о решениях, которые принимают согласующие. Для этого используется элемент Уведомление, в котором вы можете указать получателя и текст сообщения, который он увидит.

соглас док-тов 7

Также информация о согласовании отображается в листе согласования. Лист согласования – это список согласующих, а также дата и время принятия решения. Лист согласования виден на карточке договора справа, вы всегда можете посмотреть, кто и когда согласовал документ.

соглас док-тов 8

Подобным образом в  QuickBPM настраивается согласование счетов, актов, распорядительных документов и т.д.