Управление документооборотом > Движение документов / Готовые маршруты документов

Готовые маршруты документов

В QuickBPM вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и элементы приложения. Про работу с файлами мы подробно написали в этой статье. Здесь же мы рассмотрим, каким образом можно организовать ознакомление/согласование элементов приложений.

Ознакомление

Предположим, компания хранит нормативные документы, распоряжения и инструкции в отдельном приложении. Время от времени возникает необходимость ознакомить с ними сотрудников, например при приеме на работу. А в некоторых случаях требуется отметка, подтверждающая факт ознакомления с этими документами.

В QuickBPM есть механизм, который упрощает отправку элементов приложения на ознакомление пользователям. Кроме того, настройки позволяют создавать лист ознакомления, в котором фиксируется информация о всех сотрудниках, прочитавших документ.

Чтобы передать документ на ознакомление, нажмите на иконку отправки в верхней части страницы, а затем в выпадающем списке выберите На ознакомление.

гмд 1

Вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы в поле Получатели, выберите подходящих пользователей из списка или начните печатать имя, система покажет подходящие варианты.

гмд 2

Если вы хотите, чтобы все пользователи просмотревшие элемент приложения, были перечислены в листе ознакомления, выберите опцию Ставить отметку об ознакомлении. Лист отображается на панели справа от элемента приложения.

При необходимости оставьте комментарий.

Ваш коллега получит в #ленту сообщение, содержащее ссылку на элемент приложения. После того, как он прочитает сообщение, в листе появится отметка об ознакомлении.

Согласование

Эту функцию удобно использовать, например, когда стандартные процедуры компании предполагают, что руководитель или старший сотрудник утверждают документ перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. Так, прежде чем выставить счет, менеджер по продажам согласовывает его с руководителем отдела. При этом вся информация о согласующих и резолюция записывается в карточку документа.

Чтобы запустить счет по маршруту согласования, откройте карточку элемента. В правом верхнем углу нажмите на иконку отправки и в выпадающем списке выберите На согласование.

гмд 3

Вы можете отправить документ на рассмотрение как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.

Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.

гмд 4

Для начала выберите тип согласования:

Параллельное – документ/ элемент приложения отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие. Выбирайте эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.

Последовательное – система отправит документ/элемент приложения на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того, как он примет решение, – другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит документ/элемент приложения.

начало внимание

Сотрудники получают документ/элемент-приложения на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие.

конец внимание

Во-вторых, определите поведение системы при первом отказе:

Прерывать – после того, как кто-то не согласует документ/элемент приложения, процесс будет прерван, а на документе/элементе приложения появится резолюция «Отказано».

Продолжать – даже если кто-то из сотрудников не согласует документ/элемент приложения, процесс все равно продолжится, но будет вынесена резолюция «Отказано».

После того, как логика согласования определена, укажите дату, к которой документ должен быть рассмотрен, и нажмите на кнопку Отправить.

QuickBPM автоматически поставит задачу рассмотреть документ/элемента приложения всем сотрудникам, указанным в поле согласующие. На панели справа от документ/элемента приложения появится новый раздел – Лист согласования. В нем вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. До тех пор, пока ваш коллега не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

гмд 5

По завершению процесса согласования документа/элемента приложения, на карточке вы увидите окончательную резолюцию.

гмд 6

При необходимости лист согласования можно выгрузить в виде файла xls. Для этого нажмите на соответствующую кнопку справа от резолюции.

гмд 7

В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены согласующие их и резолюции, указаны даты принятия решения и комментарии.

гмд 8