В QuickBPM вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и элементы приложения. Про работу с файлами мы подробно написали в этой статье. Здесь же мы рассмотрим, каким образом можно организовать ознакомление/согласование элементов приложений.
Ознакомление
Предположим, компания хранит нормативные документы, распоряжения и инструкции в отдельном приложении. Время от времени возникает необходимость ознакомить с ними сотрудников, например при приеме на работу. А в некоторых случаях требуется отметка, подтверждающая факт ознакомления с этими документами.
В QuickBPM есть механизм, который упрощает отправку элементов приложения на ознакомление пользователям. Кроме того, настройки позволяют создавать лист ознакомления, в котором фиксируется информация о всех сотрудниках, прочитавших документ.
Чтобы передать документ на ознакомление, нажмите на иконку отправки в верхней части страницы, а затем в выпадающем списке выберите На ознакомление.
Вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы в поле Получатели, выберите подходящих пользователей из списка или начните печатать имя, система покажет подходящие варианты.
Если вы хотите, чтобы все пользователи просмотревшие элемент приложения, были перечислены в листе ознакомления, выберите опцию Ставить отметку об ознакомлении. Лист отображается на панели справа от элемента приложения. Здесь же вы можете его скачать себе на компьютер в формате .xlsx, нажав на иконку 
.
При необходимости оставьте комментарий.
Ваш коллега получит в #ленту сообщение, содержащее ссылку на элемент приложения. После того, как он прочитает сообщение, в листе появится отметка об ознакомлении.
Согласование
Эту функцию удобно использовать, например, когда стандартные процедуры компании предполагают, что руководитель или старший сотрудник утверждают документ перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. Так, прежде чем выставить счет, менеджер по продажам согласовывает его с руководителем отдела. При этом вся информация о согласующих и резолюция записывается в карточку документа.
Чтобы запустить счет по маршруту согласования, откройте карточку элемента. В правом верхнем углу нажмите на иконку отправки и в выпадающем списке выберите На согласование.
Вы можете отправить документ на рассмотрение как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.
Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.
Для начала выберите тип согласования:
Параллельное — документ/ элемент приложения отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие. Выбирайте эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.
Последовательное — система отправит документ/элемент приложения на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того, как он примет решение, — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит документ/элемент приложения.
начало внимание
Сотрудники получают документ/элемент-приложения на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие.
конец внимание
Во-вторых, определите поведение системы при первом отказе:
Прерывать — после того, как кто-то не согласует документ/элемент приложения, процесс будет прерван, а на документе/элементе приложения появится резолюция «Отказано».
Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует документ/элемент приложения, процесс все равно продолжится, но будет вынесена резолюция «Отказано».
После того, как логика согласования определена, укажите дату, к которой документ должен быть рассмотрен, и нажмите на кнопку Отправить.
QuickBPM автоматически поставит задачу рассмотреть документ/элемента приложения всем сотрудникам, указанным в поле согласующие. На панели справа от документ/элемента приложения появится новый раздел — Лист согласования. В нем вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. До тех пор, пока ваш коллега не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.
По завершению процесса согласования документа/элемента приложения, на карточке вы увидите окончательную резолюцию.
При необходимости лист согласования можно выгрузить в виде файла xls. Для этого нажмите на соответствующую кнопку справа от резолюции.
В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены согласующие их и резолюции, указаны даты принятия решения и комментарии.
