Администрирование системы  / Замещение пользователей

Замещение пользователей

Важно организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, например, находится в отпуске, на обучении или в командировке. Это легко сделать, используя механизм замещения.

Предположим, бухгалтер компании уходит в отпуск. Он запускает процесс «Заявление на отпуск» и администратор получает задачу назначить на это время замещающего. Теперь другие сотрудники будут знать, к кому обратиться по рабочим вопросам во время отпуска бухгалтера, а его задачи будут автоматически переназначаться на замещающего пользователя.

Как создать замещение

На главной странице в меню выберите пункт Администрирование > Компания > Замещения.

начало внимание

Просматривать, настраивать, редактировать и удалять замещения могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.

конец внимание 

ЗП_1

Откроется страница со всеми текущими замещениями.

ЗП_3

Для того, чтобы добавить новое, нажмите на кнопку +Замещение в правом верхнем углу и заполните появившуюся форму. ЗП_2

Выберите тип замещения, укажите нужных пользователей в полях Отсутствующий и Замещающий и установите время начала и время окончания замещения.

Время замещения не ограничено. Оно может длится как один час, например, если сотрудник на встрече, а его задачи необходимо в это время выполнять, так и больше года, например, если сотрудник в длительной командировке.

Типы замещений

В QuickBPM существует три типа замещения: информирование, переназначение задач и полная передача прав. Они отличаются набором передаваемых прав.

 

  • Информирование. Этот тип замещения используется, если нужно просто показать пользователям, что сотрудник отсутствует, а другой сотрудник его замещает. Замещающий не получает доступа к задачам, приложениям или документам отсутствующего сотрудника, но может решать рабочие вопросы, не связанные с доступом в систему.

 

  • Переназначение задач. При выборе этого типа сохраняется функция информирования. В дополнение, замещающему будут делегированы все задачи, которые пользователи назначают в системе, а также задачи и оповещения из бизнес-процессов.

начало внимание

Делегируются только новые задачи, созданные после того, как замещение наступило! Задачи, назначенные сотруднику до этого момента, не делегируются.

конец внимание

  • Рассмотрим следующий пример: в рамках процесса «Коммерческое предложение» сотрудник работает над документом и отправляет его на согласование руководителю, после чего уезжает в срочную командировку. Руководитель возвращает документ на доработку. Согласно процессу, задача доработать документ должна прийти уехавшему сотруднику. Однако, так как было настроено замещение с переназначением задач, задача приходит замещающему его коллеге. Он дорабатывает документ от своего имени и снова отправляет его на согласование, не задерживая рабочий процесс.

 

  • Полная передача прав. Этот тип замещения включает в себя оба предыдущих. В дополнение, замещающий временно получает доступ ко всем объектам системы, доступным отсутствующему сотруднику: документам, файлам, разделам и приложениям. Он также сможет увидеть события отсутствующего сотрудника, если ему придет оповещение или задача со ссылкой на это событие. Исключение составляет раздел Мой отдел, доступ к которому не передается.

Рассмотрим следующий пример. Подошла дата расчёта с контрагентами, а главный бухгалтер ушел на больничный. Был назначен замещающий – бухгалтер по зарплате. У бухгалтера по зарплате нет доступа к приложениям «Платежи» и «Контрагенты», необходимым для того, чтобы провести расчёты. Однако, так как при замещении был выбран типа Полная передача прав, временный доступ к этим приложениям у него появился автоматически. Теперь он сможет провести все нужные платежи вовремя, не ожидая, когда главный бухгалтер выйдет с больничного.

При выборе типа замещения, мы рекомендуем руководствоваться оргструктурой и внутренними правилам компании.

Работа с замещениями

Вы можете просматривать, редактировать и удалять замещения, а также выбирать, за сколько дней до начала замещения информация о нем должна появиться в системе.

Как посмотреть замещение

Раздел Администрирование > Замещения включает в себя четыре фильтра, благодаря которым просматривать и находить нужные замещения легко и удобно.

 

  • Текущие – все действующие на данный момент замещения;
  • В плане – все запланированные, но еще не начавшиеся замещения;
  • Архив – все завершившиеся и прерванные замещения;
  • Все – абсолютно все замещения.

Вы можете посмотреть всю информацию о замещении, открыв его страницу. Для этого найдите интересующее вас замещение в списке и нажмите на его название.

ЗП_4

Как изменить или удалить замещение

Как действующее, так и еще не начавшееся замещение можно отредактировать. Откройте страницу того замещения, которое хотите изменить и нажмите кнопку Редактировать. Обратите внимание, если замещение еще не наступило, то вы сможете отредактировать любое поле: изменить пользователей, тип замещения, время начала и окончания.

ЗП_5

У замещения, которое уже началось, изменить можно только дату или время окончания.

ЗП_6

В этом же окне вы можете удалить еще не начавшееся замещение или прервать текущее, нажав на кнопку Удалить или Прервать.

Предварительное оповещение

По умолчанию пользователи видят информацию об отсутствии их коллеги только с того момента, когда замещение уже началось. Но, предположим, вы хотите, чтобы пользователи были предупреждены заранее и успели бы решить срочные вопросы с нужным сотрудником.

В этом случае, вы можете указать, за сколько дней информация о предстоящем отсутствии должна появиться в системе.

Для этого откройте страницу со списком замещений и нажмите на Настройки в правом верхнем углу.

ЗП_7

В открывшемся окне укажите нужное количество дней.

ЗП_8

Обратите внимание, что эта настройка применяется ко всем предстоящим замещениям.

Замещение в интерфейсе системы

Давайте посмотрим, как пользователи видят действующее замещение в интерфейсе системы. Когда сотрудник отсутствует, рядом с его именем появляется надпись с указанием времени отсутствия и ссылкой на замещающего. Это видно, например, при создании и просмотре задачи, события и в разделе Мой отдел.

ЗП_9

В сообщениях и групповых чатах имя отсутствующего так же подсвечивается. Нажав на него, можно посмотреть информацию о сотруднике и увидеть, до какого числа он отсутствует, и кто его замещает.

ЗП_11

Если отсутствующий сотрудник состоит в групповом чате, а замещающего там нет, то другие участники легко смогут его туда добавить, нажав на три точки рядом с именем отсутствующего.

ЗП_10

Список всех отсутствующих на текущий день сотрудников можно посмотреть в разделе Компания на вкладке График отсутствий. Там же на вкладке Мои замещения вы увидите, кого вы замещаете на данный момент.

ЗП_12