Примеры использования / Контроль исполнительской дисциплины

Структура QuickBPM

Структуру QuickBPM можно представить с помощью следующего рисунка1:

 

структура quickbpm or 365

Когда вы впервые регистрируетесь в  QuickBPM, создается новая компания. Она представляет собой корпоративный портал, где сотрудники обмениваются информацией, файлами, совместно работают над задачами и выполняют бизнес-процессы. Распределение ролей, полномочий и обязанностей в компании описывается при помощи организационной структуры.

Компания функционально поделена на разделы. Каждый раздел помогает решить ряд специфических задач, например, наладить обработку заказов, организовать работу с документами, отслеживать и фиксировать отгулы, отпуска и командировки и т. д.

Доступ к разделу получают определённые сотрудники, объединенные одними целями и задачами. Например, внутри раздела «Обработка заказов» могут работать менеджеры по продажам, ответственные за приём заявок от клиентов, бухгалтерия, проводящая расчеты по этим заявкам и сотрудники отдела логистики, занимающиеся упаковкой и отгрузкой товаров.

Внутри разделов собраны приложения и бизнес-процессы, объединенные одной тематикой. Приложения нужны для того, чтобы хранить элементы приложений. Например, в приложении Заказы хранится информация обо всех заявках клиентов. Каждый заказ отображается в виде отдельной карточки – элемента приложения.

Работа с элементами приложения осуществляется при помощи бизнес-процессов. Например, когда вы заводите в приложении новую карточку заказа, запускается бизнес-процесс, который включает все этапы обработки: от оформления заявки, до отгрузки и доставки.

Элементом приложения может быть отдельный заказ, счет, договор, заявка на отгул. Каждый элемент – это карточка внутри приложения. Её внешний вид определяется настройками самого приложения. Например, в приложении Командировки хранится все информация о деловых поездках ваших коллег. Элементами этого приложения будут являться заявки от конкретных сотрудников. На карточке заявки можно указать ФИО командируемых, назначение, сроки и т. д.

Как это работает?

Работа в системе начинается с добавления раздела. Вы можете создать новый или загрузить готовый раздел. Тем самым вы создаете рабочее пространство для решения определённой задачи, например, для хранения и согласования документов.

Следующим шагом будет добавление приложения. Для раздела «Документы» это может быть приложение «Договоры».

Далее необходимо создать бизнес-процесс, связанный с этим приложением. Он опишет этапы работы с договорами: создание, согласование, подписание, исполнение договорных обязательств. Внутри процесса определяются сотрудники, которые задействованы на каждом из этапов, их конкретные задачи, сроки и последовательность выполнения. Это нужно для того, чтобы система, после публикации процесса, могла автоматически ставить задачи ответственным сотрудникам, контролировать исполнительскую дисциплину, а в случае, если работа не будет закончена в срок, отправлять уведомления руководителям.

Помимо этого, в процессе определяются статусы, которые договор будет приобретать по мере выполнения процесса, например, «новый», «на согласовании», «отклонен», «согласован», «на исполнении».

После этого можно приступать к созданию элементов. В нашем примере это договоры. При добавлении нового элемента, т.е. нового договора, на странице приложения создается его карточка, а система запускает бизнес-процесс и назначает первую задачу участнику.  

По мере того, как вы будете добавлять новые договоры, будут запускаться все новые и новые процессы согласования. Однако легко отслеживать ход процессов и контролировать каждый документ можно при помощи такой настройки приложения, как канбан-доска. Каждая колонка доски соответствует определенному статусу документа. По мере выполнения бизнес-процесса, карточка договора автоматически перемещается от одного к статусу к другому, и вы наглядно отслеживаете прогресс согласования.